Valutare l’assetto organizzativo attuale: questa fase di diagnosi interna è fondamentale: attraverso interviste ai responsabili, esame delle procedure esistenti e dei flussi di lavoro, l’azienda può fotografare la propria struttura organizzativa di fatto.

Definire ruoli e responsabilità in modo chiaro: ogni membro dell’azienda deve sapere con precisione quali sono i propri compiti, a chi risponde gerarchicamente e per quali attività è direttamente responsabile. È dunque importante definire l’organigramma dell’impresa, assegnando a ciascuna funzione aziendale un responsabile e descrivendone le responsabilità.

Implementare procedure operative e controlli interni: le procedure operative sono le regole e i passaggi da seguire per svolgere le attività aziendali in modo coerente ed efficace. È opportuno che ogni processo importante abbia una procedura definita, possibilmente documentata in manuali o istruzioni operative.

Ciò garantisce uniformità nell’operato e facilità nel formare nuovi addetti. Assieme alle procedure, vanno predisposti dei controlli interni: questi sono meccanismi per verificare che le attività vengano svolte correttamente e che l’azienda stia raggiungendo i suoi obiettivi.

Ottimizzare la gestione amministrativa e contabile: l’azienda deve dotarsi di strumenti contabili affidabili e tempestivi. La contabilità non va vista solo come un adempimento fiscale, ma come uno strumento di gestione: tenere i conti in ordine e ottenere dati aggiornati consente ai manager di prendere decisioni informate. Oltre alla contabilità generale, è utile implementare anche la pianificazione finanziaria.

Un altro tassello importante è la gestione della tesoreria e della liquidità: predisporre un piano finanziario per prevedere entrate e uscite di cassa nei mesi successivi permette di anticipare possibili carenze di liquidità e organizzarsi per tempo. Infine, la reportistica verso la direzione e i soci deve essere accurata e trasparente: bilanci periodici, report di andamento, indicatori di rischio devono essere comunicati a chi governa l’azienda in modo comprensibile e completo.

Monitorare e aggiornare periodicamente l’assetto: il contesto interno ed esterno di un’azienda evolve, di conseguenza, l’assetto organizzativo va rivisto e aggiornato periodicamente per rimanere adeguato. È buona pratica che la direzione aziendale effettui verifiche periodiche sull’efficacia dell’organizzazione interna per valutare se i controlli stanno funzionando, se le procedure sono rispettate e se il personale percepisce eventuali inefficienze. Anche le novità di legge vanno tenute d’occhio, perché potrebbero richiedere ulteriori adeguamenti organizzativi.

Un aspetto spesso sottovalutato è la formazione del personale: per mantenere efficace un assetto organizzativo, bisogna assicurarsi che le persone coinvolte abbiano le competenze giuste e comprendano l’importanza di rispettare procedure e controlli. Investire in formazione e comunicare chiaramente in azienda cosa ci si aspetta da ciascuno fa parte della manutenzione dell’assetto.